Jan 19 2011

Erős fegyver a Kisvállalatok kezében

A hazai IT palettán a SharePoint talán kicsit mostohagyermek. Mint eszköz nem épült be szervesen az informatikai eszköztárba. Ennek az oka talán az, hogy a rendszer képességei és felhasználási területei nem teljesen egyértelműek. Míg például az mindenkinek magától értetődő, hogy az e-mail használatához levelező szerver szükséges, addig a SharePointnál ez nem ilyen egyszerű. Más profilú cégek más más funkciókat használnak, hiszen kis kreativitással rengeteg funkció kialakítható a segítségével. Leggyakrabban dokumentumok központi tárolására és megosztására használják, holott a termék egyértelműen Intranet, azaz vállalati portál kategóriába tartozik: arra hivatott, hogy a cég belső folyamatait, adminisztrációját ezen a felületen keresztül végezzék a munkatársak.

Ráadásul az is elterjedt nézet, hogy egy ilyen rendszer elsősorban nagyvállalatok számára előnyös. Ez igazából csak a magas licensz-, és támogatási/szakértői díjak miatt került a köztudatba, hiszen számos esetben (irodán kívül dolgozó alkalmazottak, több telephely, külföldi érdekeltségek) már akár 3-5 fős vállalkozásoknál is hasznos eszköz, ráadásul a költségek a megfelelő partner kiválasztásával könnyen lefaraghatóak: osztott (hosztolt) környezet segítségével, és a követelmények óvatos megfogalmazásával már kis cégek esetében is hamar megtérül.

Ennek okán a termék képességei helyett egy csokorba gyűjtöttünk néhány általános és sokszor megvalósított funkciót:

Munkanapló: az elvégzett tevékenységeket rögzíthetik benne a kollégák. Megadhatják például kinek, mit, mennyi ideig, és hol dolgoztak. Ez alapján könnyű kimutatásokat készíteni az ügyfeleknek és a hó vagy projekt zárásánál könnyedén összesíthetőek a felhasznált órák.
Kimenő és bejövő számlák nyilvántartása: feltölthetjük a számláinkat, amelyeket kiegészíthetünk például fizetési információkkal, költséghelyekkel vagy egyéb kategóriával. Így akár a könyvelés is szorosan integrálódhat a vállalati ügyekbe egy magasabb szintre emelve ezzel a pénzügyi folyamatokat és kimutatásokat.
Projekt kezelés: a projektek kezelése (legyen az a vállalat belső ügye vagy az ügymenet szerves része) mindig nagy kihívást jelent egy vállalatnak. A SharePoint funkcionalitása kiváltképp kedvez a projekt menedzsmentnek. A feladatok rendszerezése a különböző alkalmazotti és vezetői nézetek, valamint a Gant-diagram támogatás ütőképessé teszi az eszközt ezen a területen is.
Közös címtár: elég gyakori és hamar jelentkező igény az ügyfelek és partnerek névjegyeinek közös nyilvántartása. Ha valaki új kontaktot szerez vagy módosításról szerez tudomást, azt a többiek is azonnal látják. Az Office és az azonnali üzenetküldési integrációnak köszönhetően, pedig rögtön küldhetünk levelet vagy indíthatunk VoIP hívást. Okostelefonnal szinkronizálva pedig rögtön megjelenik nálunk az összes szükséges információ az adott partnerről.
Iktatás: bármilyen dokumentum iktatása egyszerűen megvalósítható a SharePoint dokumentumtár funkciójával, amely így letisztult formája miatt pillanatok alatt elsajátítható. 
Ügyfélkapcsolat-kezelés (CRM): az ügyfelek, kampányok, kapcsolati rendszerek nyilvántartása szinte minden cég működésének a szerves része. Egy egyszerű rendszer felépítése gyerekjáték, de komolyabb testre szabással szinte bármilyen alkalmazás összeállítható.
Házipénztár: készpénzes számlák, visszajárók, egyéb pénzügyi műveletek nyilvántartására hasznos eszköz a kockás füzet a kasszában, de vitathatatlan előnye az elektronikus nyilvántartásnak, hogy mindig mindenki tisztában van a rá vonatkozó egyenlegekkel, amelyeket historikus formában nyomon is követhet.
Útnyilvántartás: céges erőforrások, mint például az autók nyilvántartása, kontrollálása korszerűen megoldható a rendszer segítségével.
Erőforrás foglalás: közös eszközök foglaltsága vagy éppen a rendelkezésre állása sok vállalat életében fontos kérdéskör. Autók, projektorok, tárgyalók vagy bármilyen speciális eszköz pontos követése segít ezek jobb kihasználásában, így költséghatékonyabb működést tesz lehetővé.
Közös naptár: ki, mikor elérhető, éppen hol van, mikor fog ráérni. Ez egy közös használatú naptár segítségével egyszerűen kinyerhető információ halmaz.
Közös feladatlista: sok esetben jó hasznát lehet venni egy olyan eszköznek, amelybe bekerülnek a megfelelő paraméterekkel kitöltött feladatok. A megfelelő adatokkal (határidő, prioritás, érték, szükséges ismeret, készültségi fok, állapot), a kollégák pedig ezek alapján magukhoz vehetik őket. Így egyszerűen automatizálható a feladatkiosztás. Amennyiben csak a feladatok monitorozása a feladat, akkor egyszerűen kitöltjük a tulajdonos mezőt, és ekkor megjelenik a feladat az adott kolléga felületén, és/vagy Outlookjában.
Szabadság nyilvántartás: a szabadságok kezelése sok cégvezetőnek jelent gondot. Egy egyszerű mini alkalmazás lehetőséget biztosít, hogy a kollégák egy naptárban rögzítsék ezeket maguknak. Ezáltal mindenki számára időben elérhető lesz az információ, ráadásul könnyen összesíthető és egy munkafolyamat segítségével az engedélyezési procedúra is ültethető rá.
Tudásbázis: sok esetben a vállalati tudás és információ kulcsfontosságú egy vállalat életében. Ezek rögzítésére kiváló lehetőséget biztosít a SharePoint: a bejegyzések kategorizálhatóak, rendezhetőek és később bárki hozzáfűzheti a saját tudását, tapasztalatát. Ráadásul a feliratkozás segítségével, azonnal megtudhatjuk, ha változik egy-egy elem.
Linkgyűjtemény: a gyakran használt, bonyolult vagy csak a ritkán használt webes hivatkozások gyűjteménye. Szintén nagy előnye, hogy bárki új elemet ad a listához vagy visz fel módosítást az a többieknek azonnal a rendelkezésére áll.
Árajánlat készítés és kezelés sablonok alapján: az igényes és egységes árajánlat-készítés szinte elengedhetetlen minden iparágban. A SharePoint segítségével mindig aktuálisan tarthatjuk az árajánlat sablonunkat, amelyet egy gombnyomással élő ajánlattá tehetünk. Az árajánlat elkészítése után az ajánlat automatikusan mentésre kerül és a benne szereplő adatok belekerülnek az árajánlatok listájába. Az árajánlatok listát kategóriák, ajánlati ár, ügyfél vagy bármilyen más adat alapján könnyen lehet rendezni és átláthatóvá tenni.
Egyéb nyilvántartások és ügykezelés: minden vállalat rendelkezik speciális folyamatokkal, amelyek kis átgondolás után - jó eséllyel - szintén felkerülhetnek a vállalati felületre. Az adathalmazokon létrehozható nézetek mindenkinek csak a számára szükséges sorok értékes adatait mutatják. Ráadásul a kategóriák segítségével állapotokat, fázisokat is létrehozhatunk. Ennek köszönhetően egy alkalmazott csak az előtte álló tevékenységeket láthatja. A döntéshozók pedig más aspektusból a főbb mutatókat követhetik vagy avatkozhatnak be ezek alapján, ha szükségesnek vélik.
Faliújság: a kollégák tájékozottsága gyakran kardinális kérdés. Egy könnyedén szerkeszthető faliújság jó eszköz erre. Nagy előnye, hogy az adott bejegyzés csak a megadott idő után tűnik el, így az aktualitás könnyen szabályozható, illetve a körlevéllel ellentétben azt visszamenőleg is látja minden jogosult kolléga.

SyntaxHighlighter.config.clipboardSwf='/Scripts/syntaxhighlighter/clipboard.swf'; SyntaxHighlighter.defaults['gutter'] = true; SyntaxHighlighter.defaults['smart-tabs'] = true; SyntaxHighlighter.defaults['auto-links'] = true; SyntaxHighlighter.defaults['collapse'] = false; SyntaxHighlighter.defaults['light'] = false; SyntaxHighlighter.defaults['tab-size'] = 4; SyntaxHighlighter.defaults['toolbar'] = true; SyntaxHighlighter.defaults['wrap-lines'] = true; SyntaxHighlighter.all();